Comment prioriser les automatisations de votre entreprise

Ne cherchez pas à tout automatiser. Commencez par les processus qui vous feront gagner le plus de temps et offriront le meilleur retour sur investissement.

1

Vos emails clients

Pourquoi prioritaire : c'est le point de friction le plus commun aux PME que nous accompagnons — souvent le tout premier à automatiser.
C'est souvent le premier point de friction dans une PME : chaque email pris individuellement semble rapide à traiter, mais additionné sur une semaine, c'est un temps qu'on ne récupère jamais ailleurs.
2

Vos devis

Pourquoi prioritaire : un devis qui traîne, c'est un client qui a le temps de changer d'avis. Gain de temps mesuré chez nos clients : −60 % sur la préparation des devis.
Un devis qui traîne, c'est un client qui a le temps de changer d'avis ou de comparer ailleurs. Ce n'est pas une question de qualité du devis, juste de rapidité à le faire parvenir.
3

Vos relances commerciales

Pourquoi prioritaire : sans un vrai suivi, une relance devient vite une pensée qui ne se concrétise jamais. Gain de temps mesuré chez nos clients : −80 % sur les relances commerciales.
Sans un vrai suivi, une relance devient vite une pensée du type "il faudrait que je fasse ça" qui ne se concrétise jamais. Ce n'est pas un oubli isolé, c'est un système qui laisse filer des opportunités sans qu'on s'en rende compte.
Ces 3 premiers points sont le socle — on les retrouve chez la quasi-totalité des artisans et indépendants qu'on accompagne.
4

Vos factures reçues

Pourquoi prioritaire : dès que le volume augmente, trier et saisir des factures grignote un temps qui devrait aller ailleurs. Gain de temps mesuré chez nos clients : −85 % sur le traitement des factures.
Passé un certain volume, trier et saisir des factures grignote un temps qui devrait aller ailleurs — et une erreur de suivi de paiement peut coûter cher en tension avec un fournisseur.
5

Votre support client (SAV)

Pourquoi prioritaire : répondre à la même question sans historique centralisé use l'équipe et la qualité de réponse. Gain de temps mesuré chez nos clients : −65 % sur le support client.
Répondre à la même question pour la dixième fois, sans historique clair de ce qui a déjà été dit à qui, c'est le genre de détail qui use — et qui finit par se voir dans la qualité de la réponse.
Ces 2 points suivants concernent les PME avec un peu plus de volume — factures et clients à gérer au quotidien.
6

Votre base documentaire interne

Pourquoi prioritaire : à traiter en dernier, une fois le reste en place — mais dépendre d'une seule personne pour l'information reste un vrai risque. Gain de temps mesuré chez nos clients : −50 % sur la recherche d'information interne.
Quand une seule personne détient l'information, toute absence devient un point de blocage pour toute l'équipe — et transmettre ce savoir à un nouvel arrivant prend un temps qu'on ne budgète jamais correctement.

En résumé

Commencez par emails, devis et relances — le socle qui concerne presque toutes les PME. Factures et SAV ensuite, dès que le volume augmente. La base documentaire en dernier, une fois le reste en place.

Chiffres mesurés

Pour référence — gains de temps mesurés chez nos clients : devis −60 %, relances −80 %, factures −85 %, support client −65 %, base documentaire −50 %.

Et maintenant ?

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